01
Prüfauftrag
Der Ablauf eignet sich für einen kontrollierten Test. Zuerst brauchen Preisliste und Leistungsunterlagen jedoch klare Verantwortliche.
- Unternehmen
- Fiktiver britischer Wartungsbetrieb für Gewerbekunden
- Prozess
- Von der Anfrage zum Angebot
- Prüffrage
- Lässt sich der erste Entwurf schneller vorbereiten, ohne Preis- oder Umfangsentscheidungen abzugeben?
- Nicht enthalten
- Automatischer Versand, CRM-Austausch und freie Preisentscheidungen
02
Der heutige Ablauf
Zeit geht bei der Quellensuche und beim wiederholten Erstellen ähnlicher Entwürfe verloren.
- 01
Eine Anfrage erreicht das gemeinsame Postfach.
- 02
Die Verwaltung prüft Auftrag, Standort und Termin.
- 03
Preise, Bedingungen und frühere Angebote liegen in verschiedenen Dateien.
- 04
Die kaufmännisch verantwortliche Person klärt Lücken und Ausnahmen.
- 05
Angebot und Antwort werden entworfen, geprüft und versendet.
03
Was die Arbeit bremst
Die Quellen sind verstreut.
Das Team weiß aus Gewohnheit, welche Preisliste gilt. In den Dateien selbst ist das nicht eindeutig.
Fehlende Angaben fallen spät auf.
Zugang, Termin und Leistungsdetails werden oft erst entdeckt, wenn der Entwurf schon begonnen wurde.
Routineentwürfe verzögern Entscheidungen.
Erfahrene Mitarbeitende setzen Standardtexte zusammen, bevor sie zu den Fragen kommen, die ihr Urteil brauchen.
Empfohlener erster Schritt
Zuerst die Quellen ordnen, dann den Entwurf automatisieren.
Sobald Preisliste, Bedingungen und Leistungsbeschreibungen verlässlich sind, einen Assistenten testen, der fehlende Angaben erkennt und Angebotsentwürfe vorbereitet.Vor dem Piloten
- 01Für jede Quelle eine verantwortliche Person benennen.
- 02Aktuelle Versionen eindeutig kennzeichnen.
- 03Ausnahmen festlegen, die immer kaufmännisch geprüft werden.
05
Zugriff und Verantwortung
Darf einsehen
Gemeinsames Postfach, freigegebene Preisliste, aktuelle Bedingungen und vereinbarte Leistungsbeschreibungen.
Darf vorbereiten
Zusammenfassung der Anfrage, Rückfragen zu fehlenden Angaben, Angebotsentwurf und vorgeschlagene Antwort.
Ein Mensch entscheidet
Ob angeboten wird, endgültiger Umfang und Preis, jede Ausnahme und was an den Kunden gesendet wird.
06
Ein enger Pilot
Quellen und Ausnahmeregeln mit echten Anfragen prüfen. Der Pilot erstellt ausschließlich Entwürfe.
Enthalten
- Ein gemeinsames Postfach
- Eine Leistungslinie
- Freigegebene Quellen
- Repräsentative historische Tests
Nicht enthalten
- Automatischer Versand
- Unkontrollierte Preisentscheidungen
- CRM-Austausch
- Zugriff außerhalb des festgelegten Prozesses
07
So würden wir den Erfolg messen
Zuerst die heutige Leistung erfassen, dann den Piloten an derselben Arbeit messen.
Entscheidung aus dem Review
Starten, sobald die Quelldokumente Verantwortliche haben.
Die Aufgabe wiederholt sich und das Ergebnis ist prüfbar. Starten, sobald diese Bedingungen erfüllt sind:- 01Verantwortliche und aktuelle Versionen sind dokumentiert.
- 02Die kaufmännische Leitung genehmigt die Testfälle.
- 03Der Pilot bleibt beim Entwurf.