01
Prüfauftrag
Der Ablauf eignet sich für einen kontrollierten Test. Zuerst brauchen Preisliste und Leistungsunterlagen jedoch klare Verantwortliche.
- Unternehmen
- Fiktiver britischer Wartungsbetrieb für Gewerbekunden
- Prozess
- Von der Anfrage zum Angebot
- Prüffrage
- Lässt sich der erste Entwurf schneller vorbereiten, ohne Preis- oder Umfangsentscheidungen abzugeben?
- Nicht enthalten
- Automatischer Versand, CRM-Austausch und freie Preisentscheidungen
02
Der heutige Ablauf
Die kaufmännische Entscheidung ist nicht der langsame Teil. Zeit geht bei der Suche nach den richtigen Quellen und beim wiederholten Aufbau ähnlicher Entwürfe verloren.
- 01
Eine Anfrage erreicht das gemeinsame Postfach.
- 02
Die Verwaltung prüft Auftrag, Standort und Termin.
- 03
Preise, Bedingungen und frühere Angebote liegen in verschiedenen Dateien.
- 04
Die kaufmännisch verantwortliche Person klärt Lücken und Ausnahmen.
- 05
Angebot und Antwort werden entworfen, geprüft und versendet.
03
Was die Arbeit bremst
Die Verzögerung entsteht beim Ablegen und Prüfen der Informationen, nicht beim Schreiben des Angebots.
Die Quellen sind verstreut.
Das Team weiß aus Gewohnheit, welche Preisliste gilt. In den Dateien selbst ist das nicht eindeutig.
Fehlende Angaben fallen spät auf.
Zugang, Termin und Leistungsdetails werden oft erst entdeckt, wenn der Entwurf schon begonnen wurde.
Routinearbeit verdeckt die eigentliche Entscheidung.
Erfahrene Mitarbeitende setzen erst Standardtexte zusammen, bevor sie zu den Fragen kommen, die ihr Urteil brauchen.
Empfohlener erster Schritt
Zuerst die Quellen ordnen, dann den Entwurf automatisieren.
Aktuelle Preisliste, Bedingungen und Leistungsbeschreibungen müssen eindeutig benannt sein. Danach kann ein Assistent getestet werden, der Anfragen strukturiert, fehlende Angaben markiert und einen Angebotsentwurf zur Prüfung vorbereitet.Vor dem Piloten
- 01Für jede Quelle eine verantwortliche Person benennen.
- 02Aktuelle Versionen eindeutig kennzeichnen.
- 03Ausnahmen festlegen, die immer kaufmännisch geprüft werden.
05
Zugriff und Verantwortung
Die erste Version bereitet Arbeit vor. Sie trifft keine kaufmännische Entscheidung.
Darf einsehen
Gemeinsames Postfach, freigegebene Preisliste, aktuelle Bedingungen und vereinbarte Leistungsbeschreibungen.
Darf vorbereiten
Zusammenfassung der Anfrage, Rückfragen zu fehlenden Angaben, Angebotsentwurf und vorgeschlagene Antwort.
Ein Mensch entscheidet
Ob angeboten wird, endgültiger Umfang und Preis, jede Ausnahme und was an den Kunden gesendet wird.
06
Ein enger Pilot
Der erste Test umfasst ein Postfach und eine Leistungslinie. Er bleibt beim Entwurf, bis Quellen und Ausnahmeregeln mit echten Beispielen geprüft wurden.
Enthalten
- Ein gemeinsames Postfach
- Eine Leistungslinie
- Freigegebene Quellen
- Repräsentative historische Tests
Nicht enthalten
- Automatischer Versand
- Unkontrollierte Preisentscheidungen
- CRM-Austausch
- Zugriff außerhalb des festgelegten Prozesses
07
So würde der Test bewertet
Der Ausgangswert wird vor Einführung des Assistenten erfasst. Der Pilot wird mit derselben Arbeit im bisherigen Prozess verglichen.
Entscheidung aus dem Review
Starten, sobald die Quelldokumente Verantwortliche haben.
Die Arbeit wiederholt sich oft genug für einen Test, und das Ergebnis ist prüfbar. Vor der Automatisierung braucht das Quellenmaterial eine klarere Kontrolle.- 01Verantwortliche und aktuelle Versionen sind dokumentiert.
- 02Die kaufmännische Leitung genehmigt die Testfälle.
- 03Der Pilot bleibt beim Entwurf.