01
Prüfauftrag
Standardangebote könnten aus vereinbarten Quellen erstellt werden. Vor einem Piloten brauchen Preisliste, Pflichtangaben und Ausnahmeregeln jedoch Verantwortliche.
- Unternehmen
- Fiktiver britischer Wartungsbetrieb für Gewerbekunden
- Prozess
- Von der Anfrage zum Angebot
- Prüffrage
- Was muss sich ändern, damit Standardangebote aus vereinbarten Preisen und Bedingungen erstellt werden und Lücken sowie Ausnahmen an die kaufmännisch verantwortliche Person gehen?
- Außerhalb des Umfangs
- Automatischer Versand, CRM-Austausch und freie Preisgestaltung
02
Der heutige Ablauf
Zeit geht bei der Quellensuche und beim wiederholten Erstellen ähnlicher Entwürfe verloren.
- 01
Eine Anfrage erreicht das gemeinsame Postfach.
- 02
Die Verwaltung prüft Auftrag, Standort und Termin.
- 03
Preise, Bedingungen und frühere Angebote liegen in verschiedenen Dateien.
- 04
Die kaufmännisch verantwortliche Person klärt Lücken und Ausnahmen.
- 05
Angebot und Antwort werden entworfen, geprüft und versendet.
03
Was im Weg steht
Die Quellen sind verstreut.
Das Team weiß aus Gewohnheit, welche Preisliste gilt. Die Dateien selbst machen das nicht klar, deshalb wird jedes Angebot aus dem Gedächtnis neu aufgebaut.
Fehlende Angaben fallen spät auf.
Zugang, Termin und Leistungsdetails werden oft erst entdeckt, wenn der Entwurf schon begonnen wurde.
Routineentwürfe verzögern Entscheidungen.
Erfahrene Mitarbeitende setzen Standardtexte zusammen, bevor sie zu den Fragen kommen, die ihr Urteil brauchen.
Empfohlener erster Schritt
Standardangebote aus vereinbarten Quellen erstellen.
Eine eingehende Anfrage startet den Ablauf. Er prüft die Pflichtangaben. Danach erstellt er Standardangebote und Antworten aus der aktuellen Preisliste und den Bedingungen. Jedes Angebot zeigt seine Quellen und Prüfungen. Fehlende Angaben und Sonderanfragen gehen an die kaufmännisch verantwortliche Person. Diese Person gibt das Angebot frei und entscheidet, was gesendet wird. Rückmeldungen aktualisieren die Quellen über deren Verantwortliche. Ein anderes Unternehmen kann mehr von dieser Arbeit bei Menschen lassen. Es kann auch weiter gehen, sobald die Regeln belegt sind.Vor dem Piloten
- 01Für jede Quelle eine verantwortliche Person und die aktuelle Version benennen.
- 02Pflichtangaben, Standardfälle und Ausnahmen vereinbaren.
- 03Testfälle vereinbaren und festlegen, was als akzeptables Ergebnis gilt.
05
Zugriff und Verantwortung
Darf einsehen
Gemeinsames Postfach, freigegebene Preisliste, aktuelle Bedingungen und vereinbarte Leistungsbeschreibungen.
Es erstellt
Eine Prüfung der Pflichtangaben, ein Standardangebot und eine Antwort aus aktuellen Preisen und Bedingungen sowie die Quellen und Prüfungen dahinter. Ein erstelltes Angebot bleibt ein Entwurf, bis eine Person es freigibt.
Menschen steuern und geben frei
Die Regeln und ihre Verantwortlichen, fehlende Angaben, jede Ausnahme, der endgültige Umfang und Preis und alles, was an den Kunden gesendet wird.
06
Ein enger Pilot
Den vorgeschlagenen Ablauf zuerst an früheren Anfragen testen, dann im überwachten Einsatz. Der Pilot bleibt auf Entwürfe beschränkt. Jeden Versand an Kunden gibt eine Person frei.
Enthalten
- Ein gemeinsames Postfach und eine Leistungslinie
- Freigegebene Preise, Bedingungen, Leistungsbeschreibungen und Pflichtangaben der Anfrage
- Erstellung von Standardangeboten, vereinbarte Prüfungen und Weiterleitung von Ausnahmen
- Repräsentative Tests mit früheren Anfragen und überwachte Läufe mit der kaufmännisch verantwortlichen Person
Nicht enthalten
- Automatischer Versand, auch von Fragen zu fehlenden Angaben
- Unkontrollierte Preisentscheidungen
- CRM-Austausch
- Zugriff außerhalb des festgelegten Prozesses
07
So würden wir den Erfolg messen
Zuerst einen Ausgangswert für vergleichbare Arbeit festhalten. Das sind Tests für diesen Piloten, keine veröffentlichten Ergebnisse. Ein anderer Kunde kann andere Messgrößen brauchen.
Entscheidung aus der Analyse
Weiter, wenn der Ablauf standhält, nicht nur wenn die Quellen Verantwortliche haben.
Die Aufgabe wiederholt sich, und das Ergebnis lässt sich prüfen. Für dieses Unternehmen geht es weiter, wenn diese Bedingungen erfüllt sind. Wenn der Aufwand für die Kontrolle oder Fehler den Nutzen aufheben, den Ablauf anpassen oder stoppen.- 01Quellen und Regeln haben benannte Verantwortliche.
- 02Standardfälle, fehlende Angaben und Ausnahmen bestehen die vereinbarten Tests.
- 03Eine benannte Person überwacht den laufenden Einsatz, und jeder Versand an Kunden wird von einer Person freigegeben.